Fotballstyret

• Mål- og strategiarbeid /rammene for arbeidet i klubben. 
• Visjon- og verdiarbeid. 
• Økonomisk -/ og kontroll med drift. 
• Organisering og styresammensetning – underutvalg og roller. 
• Følge idrettens lover og representere klubben utad. 
• Legge til rette for at man kan rekruttere flest mulig, beholde dem over tid, samt utvikle gode fotballspillere. 

• Fastsette agenda for styremøter og lede møtene. 
• Hovedansvarlig for kontakt med fotballkrets, NFF, idrettskrets og NIF. 
• I samarbeid med oppstartsansvarlig, gjennomføre foreldremøter for de nye årskullene
• Overgangsansvarlig sammen med daglig leder (Se detaljerte oppgaver under Overgangsansvarlig). 
• Ansvarlig påmelding av lag til serie sammen med daglig leder.
• Ansvarlig FIKS for fotballgruppa sammen med daglig leder.
• Ansvarlig for gjennomføring av årlig foreldremøter i fotballgruppa
• Utdanningsansvarlig for styret og trenere i fotballgruppa.

• Stedfortreder for leder. 
• Ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem. 
• Ansvar for sportsplan og rollen som sportslig leder.

• Møter på styrets møter. 
• Tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets vedtak og oppgaver f.eks informasjon/web, sosialt-ansvarlig, materialforvalter o.l.
• Medlemmer valgt inn mot grupper (håndball, fotball, idrettsskole, anlegg), jobber mot oppgaver lagt til den enkelte gruppe. Herunder kontakt ut mot trenere, foreldrekontakter og andre administrative oppgaver. Andre oppgaver avtales med utvalg og styret og sammen med daglig leder.

Trenerveileder er ansvarlig for oppfølging og utvikling av klubbens trenere på feltet, i trening og i kamp. Trenerveileder skal være «trenernes trener» og bidra til å sikre at treninger og kamper gjennomføres i tråd med klubbens verdigrunnlag og sportsplan.   

 

Oppgaver og ansvarsområder: 

• Være trenernes samtalepartner og støttespiller ved å være tilgjengelig og synlig på feltet for alle klubbens trenere.  

• Veilede og følge opp trenerne med utgangspunkt i klubbens sportsplan. 

• Bistå Sportslig ledelse i gjennomføring av Trenerforum og evaluering av sportsplan.  

• Bistå Sportslig ledelse i rekruttering av trenere og hjelpe til å sette sammen nye trenerteam foran hver sesong.  

• Kartlegge trenerkompetanse og motivere klubbens trenere til å gjennomføre trenerutdanning min. i henhold til krav i Kvalitetsklubb, og søke faglig påfyll. 
- I samarbeid med leder, sørge for at TIIM benyttes som trenerverktøy 
- Holde trenerkurs internt i klubb

• Delta på relevante samlinger og kurs i regi av NFF/NFF Vestfold-Telemark.   

 

Rapportering og oppfølgning: 

• Trenerveileder-rollen er organisert som en del av den sportslige ledelsen og Trenerveileder rapporterer til sportslig leder.   

• Ved flere trenerveiledere i klubben, skal en av trenerveilederne fungere som teamleder for trenerveilederne.    

 

Krav til kompetanse og erfaring: 

• Minimum fullført Grasrottrenerkurs, gjerne UEFA B-lisens og NFFs Trenerveilederutdanning. Eventuelt være villig til å gjennomføre disse kursene og andre relevante kurs.

Rekruttering og oppfølging av dommere er en kjerneoppgave i klubben. Klubbens aktiviteter for dommere er helt avhengige av at barn og ungdom inspireres til å bli fotballdommere. En spennende og lærerik rolle som dommer gir mange en verdifull deltakelse i vår idrett. For å lykkes med rekruttering og den viktige oppfølgingsfasen er det viktig at klubben legger godt til rette og legger en plan for sitt dommerutviklingsarbeid.

 

Oppgaver og ansvarsområder:

• Rekruttering og oppfølging av dommere i klubb
• Arrangere og holde et årlig klubbdommerkurs internt i klubben
• Sette opp dommere til kamper i barnefotballen eller på cup arrangert av Kvelde IL
• Delte i klubbens sportslige ledelse. 

 

Rapportering og oppfølgning: 

• Rollen som dommeransvarlig er organisert som en del av den sportslige ledelsen og dommeransvarlig rapporterer til sportslig leder.  

• Ved flere dommeransvarlige i klubben, skal en av de fungere som teamleder for alle dommeransvarlige.     

 

Krav til kompetanse og erfaring: 

• Klubbdommerkurs
• Rekruttdommerkurs
• Vært dommer på klubb og kretsnivå

• Sette opp et årlig utstyrsbudsjett for fotballgruppa
• Ha oversikt over alt utstyr som fotballgruppa disponerer til trening og kamp, deriblant drakter, baller, vester, kjegler, vannflasker, medisinsk utstyr, hekker, etc.
• Fordele drakter og annet utstyr til trenere, lagledere og dommere.
• Samle inn og oppbevare drakter når laget har fått utdelt nytt draktsett 
• Levere ut dommertrøyer/vester til alle dommere ved sesongstart
• Sørge for at alle lag har kampvert- og klubbdommervest 
• Sørge for at det alltid er kampvert- og klubbdommervest i kiosken
• Alle lag i barnefotballen skal ha 1 ball pr spiller
• Alle lag i ungsomfotballen skal minst ha 1 ball for hver andre spiller og 2 matchballer pr lag.

Kvelde IL må forholde seg til NFFs administrative datasystem FIKS. Dette er et viktig IT-verktøy som er ment å forenkle klubbhverdagen ved å gjøre det enklere for klubben å utføre viktige administrative arbeidsoppgaver. 

Klubben skal benytte FIKS for å sikre at spillere er forsikret, trenere har riktig kompetansenivå, kan melde på lag i serier, registrere kamprapporter, involvere frivillige til å påta seg nødvendige klubb- og lagroller og ikke minst skal FIKS være et styringsverktøy for å bli/være en «Kvalitetsklubb»

FIKS-ansvarlig sine oppgaver:

• Forankring – påse at klubbens ledelse til enhver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver. 
• Brukeradministrasjon - påse at klubben til enhver tid har personer i klubben med nødvendige «tilganger» til FIKS. 
• Brukeropplæring - påse at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver. Dette gjøres i samarbeid med NFF Vestfold. 
• Fortløpende ajourføre klubbens og lagets roller i FIKS.
• Påse at alle spillere, fra det året de fyller 12 år, er registrert i spillerregisteret i FIKS. VIKTIG!!

Kvelde IL har en sportslig ledelse som har et viktig operativt ansvar for den sportslige aktiviteten i klubben. En tydelig sportslig ledelse er avgjørende for å sikre kvaliteten i aktiviteten på feltet. Videre sikre etablering av strukturerer og sportslige planverk samt sikre implementering og videreutvikling av planverkene. Klubbens sportslige ledelse er direkte underlagt fotballstyret og består av følgende personer:
• Sportslig leder
• Trenerveileder
• Rekruteringsansvarlig
• Dommeransvarlig

 

Oppgaver og ansvarsområder:

• Ansvar for å implementere, følge opp og videreutvikle klubbens sportsplan
• Håndtere avvik fra sportsplanen
• Ansvar for å sikre kompetanse hos klubbens trenere gjennom kompetanseplan
• Løse problemstillinger/utfordringer knyttet til differensiering og hospitering
• Ansvar for lagsinndeling, nivåpåmelding og påmelding av lag til serien
• Overordnet ansvar for normering av spillere til sone/kretstiltak
• Overordnet ansvar for klubbens arbeid med å rekruttere, videreutvikle og følge opp klubbens dommere
• Ha en fast spalte under klubbens trenerforum med sportsplanen som tema
• Ansvaret for å oppdatere og videreutvikle klubbens sportsplan
• Rekruttering av trenere
• Samarbeid med ski og håndballstyret i idrettsklubben for å gi utøveren mulighet til å delta på flere aktiviteter mtp. Treningstid. 

 

Rapportering og oppfølgning: 

• Sportslig ledelse er direkte underlagt fotballstyret.
• Sportslig ledelse rapporterer til fotballstyret. 

• Følge opp spillere som er med på by/sone/krets/landslag. 
• Bistå spillere med råd og veiledning ift egentrening, individuelle utviklingsmål og planlegging. 
• Innstille spillere til sone- og bylag, i samarbeid med treneransvarlig og lagenes trenere. 
• Bistå ved valg om hospitering. 
• I Samarbeid med Trenerveileder bistå/hjelpe til på trening ved behov (sett i sammenheng med spillerutvikling)
• Utarbeide rød tråd, sammen med treneransvarlig/trenerkoordinator, aktuelle trenere og fotballstyre (sportsplan)
• Fokus på totalbelastningen til spilleren – (skole, fritid, egentrening, deltakelse i andre idretter)

Klubbens styre oppnevner en Fair play-ansvarlig som kan, men ikke må, være et styremedlem som er ansvarlig for å koordinere Fair Play tiltakene i klubben og bruke Fair Play programmet som en veileder.

Overordnete ansvarsområder:

• Bindeledd mellom styret og lagene i klubb.
• Kommunikasjon med krets og forbund.
• Samarbeid med andre klubber i kretsen (delta på fellesmøter).
• Synliggjøre Fair play i klubbens sportsplan, håndbok og verdidokumenter.
• Påse at anlegget har et Fair play-preg.
• Bestille Fair play-effekter.
• Bistå ved Fair play-kvelder i klubb for spillere/foreldre/trenere.
• Holdningskontrakter i klubben, for spillere, trenere, lagledere og lag.
• Bistå lagledere og trenere ved konkrete episoder.
• Sørge for at rutiner for kampavvikling overholdes i alle klubbens kamper.

Dersom en spiller ønsker å melde overgang til en annen klubb, er prosessen for dette regulert i NFFs «Overgangsreglement». For å sikre at en slik overgang skal skje på en ryddig måte, er det viktig at lederen kjenner til rutinene i slike saker.

En overgang krever at en del formalia skal være på plass. Det er viktig og nødvendig for at det skal være mest mulig ryddighet ved en overgang. Det er viktig å huske at gammel klubb kan stoppe en overgang dersom en spiller har uoppgjorte forpliktelser til klubben.  Overgangen gjennomføres elektronisk i FIKS. 

Disse delegeres ansvar til å opprette forespørsler/overganger, og også godkjenne overganger fra egen klubb. Norges fotballforbund og Fotballkretsen krever at det i hver klubb skal være én til to personer som av klubbstyret gis tilgang til dette i FIKS.

I Kvelde IL er styreleder i Fotballgruppa og daglig leder delegert dette ansvaret

Sett deg inn i overgangsreglementetOvergangsreglementet 

• Registrering og oppfølging av klubbens medlemsregister.
• Organisering av klubbens driftsoppgaver, herunder anleggsdrift, kioskdrift og dugnader.
• Er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger.
• Merkevarebygging, dvs. markedsføring og tydeliggjøre klubbens betydning for et godt 

oppvekstmiljø i Kvelde Idrettslag.

• Kommunikasjon med samarbeidspartnerne; særforbund, idrettsrådet, kommune, 

idrettskretsen, mv.

• Sikre klubbens inntekter slik at klubbens driftsoppgaver og sportslige mål blir ivaretatt

iht. klubbens vedtatte mål.

• I samarbeid med leder sørge for å gjennomføre søknader om støtte til idrettslaget.
• I samarbeid med gruppeledere utføre overganger til og fra klubben i FIKS og klubbadmin.
• I samarbeid med gruppeledere utføre påmelding av lagene i seriesystemet, cuper, mv.
• Dele informasjon på klubbens hjemmeside og Facebook sider.
• Koordinere klubbarrangementer.
• Klubbens pressekontakt.
• Ansvarlig for utsendelse av kontingent og sponsorregninger.
• Følge opp regnskap i samarbeid med regnskapsfører.
• Mottak og distribusjon av post og e-post. 
• Anviser utbetalinger sammen med leder.
• Ansvarlig for Politiattester.
• Prokura til å signere sponsoravtaler, treneravtaler og andre avtaler som omhandler driften.
• Ansvarlig for nøkler og nøkkelkort i idrettslaget.
• Oppfølging av kiosk. Påse at vi har riktig beholdning i kiosken ukentlig. Bestiller ved behov.
• Gjøre seg kjent med innholdet i Kvelde sin klubbhåndbok og sportsplan og bidra til at 

klubbens spillere/trenere/ledere etterlever dette.